Tanto si dirige una pequeña como una mediana empresa, lo más probable es que gaste bastante dinero en material de oficina. Lo que la mayoría de los gerentes no tienen en cuenta es cómo los gastos en suministros de oficina pueden crecer como una bola de nieve si no se controlan.

Con un poco de control de inventario y compras en línea de los suministros oficina y papelería, es casi sorprendente la cantidad de dinero que se puede ahorrar. He aquí algunas formas de ahorrar dinero en suministros de oficina para su empresa.

Controla el inventario y ten una lista de lo que necesitas comprar

Ir a la tienda sin revisar primero su inventario actual de material de oficina y planificar lo que necesita no es la forma de abastecer su oficina. Establezca un plan de juego antes de salir a la calle y analice lo que necesitará para la próxima semana, mes o seis meses. ¿Qué artículos están casi agotados y cuáles pueden esperar? Si está comprando para abastecer una nueva oficina, sea conservador: es más fácil conseguir más después.

Busca en Internet antes de comprar

Una de las mejores cosas de las compras online es la posibilidad de comparar los precios de docenas de artículos con un clic del ratón. Si no tiene un proveedor establecido, busque antes de elegir de quién va a recibir sus suministros, y si lo tiene, considere la posibilidad de comparar precios para ver qué tipo de ofertas hay.

Busque ofertas y descuentos

Para los artículos ocasionales, compruebe si algún minorista ofrece ofertas o rebajas. Un cupón que le permita ahorrar diez o quince dólares cada dos semanas no parece mucho, pero rápidamente cubrirá lo suficiente para un almuerzo de pizza que levante la moral del equipo. Un buen estado de ánimo aumenta la productividad, lo que contribuye a la cuenta de resultados.

Ahora, ese cupón de diez dólares ha provocado indirectamente un aumento de las ventas (y, posiblemente, una indigestión). Además, si tiene una relación establecida con un minorista, utilice sus contactos y pregunte si hay descuentos disponibles para los clientes habituales, especialmente los que compran al por mayor.

Comprar al por mayor

Comprar al por mayor los suministros que más utilizas es una forma de reducir tus costes, por eso a los consumidores les encanta ir a Costco. Los minoristas incentivan la compra a granel de casi todo, lo cual es una de las principales ventajas que tienen las grandes corporaciones sobre los pequeños.

Por supuesto, es probable que no necesites diez mil resmas de papel este mes, pero comprar suficientes existencias para ahorrar dinero cada semana puede reforzar rápidamente tus resultados. Por supuesto, no se recomienda comprar mucho de todo: compre a granel los artículos que usa mucho, no los suministros que usa poco.

Compre genéricos

Elegir marcas genéricas al comprar material de oficina es una de las formas más sencillas de ahorrar. En la mayoría de los casos, las diferencias de calidad son insignificantes o inexistentes (o, en ocasiones, el producto de otra marca es mejor). Por ejemplo, los cartuchos de tinta genéricos para impresoras láser y de chorro de tinta de sobremesa suelen costar la mitad que los de marca, con una diferencia mínima o nula en la calidad de impresión.

Cuentas corporativas

Establecer una cuenta corporativa con los minoristas no sólo sirve para establecer relaciones, sino que también le ayuda a controlar fácilmente los suministros que más utiliza. Gracias a esta información, podrá idear formas creativas de reducir su uso y, por tanto, sus gastos.

El seguimiento de las compras a través de las cuentas corporativas también puede evitar el robo de suministros, especialmente si se combina con la asignación de las tareas de distribución de suministros a un empleado de confianza.

Compruebe si sus tarjetas de crédito tienen puntos o recompensas

¿Las tarjetas de crédito que utiliza para los gastos de la empresa ofrecen puntos e incentivos? Compruebe si su tarjeta de crédito le hace ganar puntos de bonificación, devoluciones en efectivo o millas cada vez que compra material de oficina. Si no lo hace, considere la posibilidad de adquirir una que sí lo haga.